Pourquoi se doter d’une Politique d’acquisition?
Le Centre d’archives de la Grande Zone argileuse s’engage à préserver le patrimoine documentaire de son territoire. Il est donc important de communiquer aux donatrices et aux donateurs qui nous confient leurs précieux documents les principes directeurs de provenance, de pertinence, d’acquisition et de préservation nous permettant d’assurer une gestion responsable de leurs archives.
Objectifs de la politique
La politique d’acquisition du Centre d’archives repose d’abord sur un principe de territorialité. Afin d’acquérir et de sauvegarder le patrimoine archivistique régional, le Centre d’archives, conformément à son mandat, privilégie la préservation des documents archivistiques reliés à la Grande Zone argileuse nord-ontarienne, territoire qui s’étend d’Iroquois Falls à Longlac et qui comprend toute la région où œuvre l’Université de Hearst, soit jusqu’à Timmins, au Sud. Lorsque l’espace physique et l’intérêt d’un fonds le justifient, le Centre d’archives peut également acquérir des documents archivistiques émanant de régions limitrophes, ou ayant un attrait particulier pour l’histoire du nord de l’Ontario. Ceci n’élimine pas la possibilité d’héberger temporairement des documents qui n’entrent pas dans ces catégories.
En vertu de cette politique, le Centre d’archives souhaite assurer la bonne gestion des documents archivistiques en fixant notamment les objectifs suivants :
- Conserver et entreposer de façon sécuritaire les documents archivistiques dans les meilleures conditions possibles;
- Procéder, à ses frais, à la classification et à la description des documents;
- Fournir une méthode de classification uniforme;
- Rendre les fonds classifiés et les collections accessibles aux personnes autorisées.
Champ d’application de la politique
Le Centre d’archives peut acquérir des archives en provenance de différentes sources. La présente politique favorise l’acquisition de documents archivistiques de personnes physiques et morales ayant une valeur considérable d’information, de témoignage ou de représentation d’une activité, d’une situation ou d’une période. Les documents acquis doivent être le reflet des réalités régionales dans les domaines de l’activité humaine tels que la politique, l’économie, la vie culturelle et sociale, l’éducation, les sciences et les arts.
Principes et mécanismes d’acquisition
Le Centre d’archives conserve des documents dans une variété de formats, incluant des documents textuels, photographiques, artistiques, cartographiques, sonores, audiovisuels et numériques. Sous réserve des besoins éventuels du Centre d’archives, les artefacts et les objets muséologiques ne sont pas conservés à moins que ceux-ci soient d’une valeur historique exceptionnelle ou qu’ils aient un lien important avec le créateur ou la créatrice d’un fonds. Le Centre d’archives peut, par exemple, conserver certaines pièces telles que des médailles ou des plaques honorifiques.
L’acquisition de documents se fait dans le respect de la pratique archivistique en tenant compte de la capacité du Centre d’archives de classifier et de préserver les documents, en fonction de l’état de conservation des documents et des ressources financières et humaines disponibles. Le Centre d’archives reconnaît deux principes fondamentaux en acquérant de nouveaux fonds : le respect pour l’ordre originel et le respect pour la provenance des fonds. Le Centre d’archives procède séparément à l’acquisition de collections qu’il organise lui-même selon le type de support matériel et le sujet.
Afin d’acquérir le patrimoine archivistique nécessaire à la compréhension de l’histoire régionale, le Centre d’archives tient compte des points suivants en procédant à l’acquisition de fonds et de collections :
- Le lien avec la Grande Zone argileuse nord-ontarienne;
- L’authenticité et la rareté des documents;
- L’originalité des documents (en opposition aux copies);
- La complémentarité des documents avec les fonds existants ou le potentiel à combler les collections sous-représentées et incomplètes;
- Les conditions d’accès imposées par les donateurs et les donatrices;
- Les besoins en enseignement et en recherche exprimés par l’Université de Hearst.
Le mode d’acquisition privilégié par le Centre d’archives est la donation (aussi possible sous forme de legs). Toute acquisition d’archives privées doit faire l’objet d’une entente écrite précisant les droits et les obligations des parties ainsi que les conditions d’utilisations du fonds (cliquez ici pour télécharger le document). Pour les collections, les propriétaires des documents doivent signer une autorisation concédant de façon permanente le matériel au Centre d’archives (cliquez ici pour télécharger le document)
Le Centre d’archives souhaite éventuellement procéder à la numérisation de la plupart de ses documents archivistiques. Cependant, en raison des contraintes de temps et de ressources, le Centre d’archives priorise la numérisation des documents dont les originaux sont endommagés et doivent être préservés.
Responsabilités
Le Centre d’archives se réserve le droit de refuser une donation si son contenu ne respecte pas suffisamment les principes énoncés ci-dessus. L’archiviste en chef aura la responsabilité d’évaluer la pertinence des documents archivistiques lors du processus d’acquisition.
