5 novembre 2012
Voici notre premier billet d’une série expliquant en détail le fonctionnement d’un centre d’archives. Dans ce billet, nous vous expliquons pourquoi il est nécessaire de préserver les documents archivistiques pour les générations futures. En 2011, l’UNESCO reconnaissait officiellement l’importance des archives en adoptant la Déclaration universelle sur les archives (DUA). Il s’agissait d’une véritable victoire pour le monde archivistique. La déclaration devient alors l’un des outils principaux pour la défense et la promotion des archives.
Qu’est-ce qu’un document archivistique?
Qui pense « archives » pense nécessairement ancien, mais ce n’est pas toujours le cas! Les documents d’archives ne sont pas uniquement retrouvés sous forme de papier parchemin. En fait, les documents archivistiques sont tous les documents produits par un individu ou par un organisme dans l’exercice de leur fonction. Ils peuvent avoir plusieurs formats et être conservés sur différents supports matériels.
Ainsi, les documents archivistiques peuvent être textuels, photographiques, sonores, audiovisuels, cartographiques, artistiques et même informatiques. Un fonds d’archives regroupera tous les documents reçus d’une personne ou d’un organisme quels que soient leur date ou leur forme.
Cette affiche datant de la Première Guerre mondiale, maintenant un document archivistique, provient de la Collection des affiches de guerre des Archives de l’Ontario.
Pourquoi conserver les documents archivistiques?
Le présent est tributaire du passé.
Pour comprendre le monde dans lequel nous vivons, il faut, forcément, connaître le passé. Il façonne le présent en influençant directement nos façons de faire et même notre identité collective. Examiner le passé permet d’analyser et de comprendre les conséquences de l’activité humaine sur la longue durée. Surtout, l’étude du passé nous permet de tirer des leçons et d’essayer, en tant que collectivité, de ne pas répéter les mêmes erreurs.
Habituellement conservés pour leur valeur historique, les documents d’archives représentent un véritable trésor patrimonial, car ils permettent, parfois, de retracer avec précision ce qui s’est passé autrefois. Les archives sont d’une importance capitale pour tenir les gouvernements, les organismes et les individus responsables de leurs actes. C’est grâce à l’existence d’archives détaillées que nous avons compris, par exemple, l’ampleur des crimes commis par les nazis au cours de la Seconde Guerre mondiale.
Le cycle de vie d’un document
Les documents d’archives ont un caractère unique; ils sont généralement reconnus comme une source primaire d’information. En autres mots, les archives sont directement liées aux événements; elles nous permettent de comprendre le contexte dans lequel elles furent créées. Cela les distingue des livres qui sont écrits après les événements.
Tous les documents ont un cycle de vie. Avant qu’ils ne deviennent archives, les documents sont créés par des individus et utilisés dans divers contextes économiques, politiques et sociaux. Un livre de paie, par exemple, est utilisé par une compagnie pour tenir compte des salaires de ses employé-e-s. Lorsque les documents ne servent plus et que les organismes ne sont plus légalement tenus de les conserver, ces documents peuvent être officiellement déposés dans un centre d’archives qui s’assurera de les préserver adéquatement. Malheureusement, beaucoup de documents échappent à la préservation en étant détruits ou perdus, raison pour laquelle les centres d’archives sont vitalement importants dans la société.
Source (affiche) : Archives publiques de l’Ontario, Collection d’affiches de guerre, « Tous les vrais poil-aux-pattes », 1914-1918, C-233-2-0-4-207.
