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En vertu de sa politique d’acquisition, le Centre d’archives souhaite assurer la bonne gestion des documents archivistiques. Pour ce faire, nous nous sommes fixé les objectifs suivants :

  •  Conserver de façon sécuritaire les documents archivistiques

Cela signifie que le Centre d’archives conserve, en tout temps, les documents archivistiques dans de lieux sécurisés et sous clé. Seul-e-s les chercheurs et les chercheuses autorisé-e-s peuvent avoir accès aux documents, et ce, sous la supervision des employé-e-s du Centre d’archives. Elles et ils préparent les documents avant les visites en respectant les diverses restrictions d’accès.

  •  Entreposer les documents archivistiques dans les meilleures conditions possible

Afin de diminuer la détérioration des archives, nous entreposons les documents archivistiques dans des locaux où l’humidité et la température sont contrôlées. Cela assure que les documents auront une durée de vie maximale.  Nous voyons aussi à ce que les documents soient manipulés avec soin de façon à assurer leur longévité.

  •  Procéder, à ses frais, aussi rapidement que le permettront ses ressources, à la classification et à la description des documents archivistiques

Le processus de classification assure, en premier lieu, que les documents seront préservés avec du matériel archivistique adéquat allongeant ainsi la durée de vie des documents. À cette étape, nous enlevons tous les items pouvant endommagés les documents à long terme tels que des trombones, des agrafes et des portes-documents acides. Nous les remplaçons par un équivalent de standard archivistique. Une fois la classification complétée, nous pouvons donner accès aux chercheurs et aux chercheuses aux fonds d’archives. La classification est donc un processus obligatoire qui nous permet de faire la bonne gestion des documents.

  •  Fournir aux chercheurs et aux chercheuses une méthode de classification uniforme

Depuis 2010, notre système de classification se base en partie sur celui proposé par le Conseil canadien des archives, le RDDA (Règles pour la description des documents d’archives). Nous nous engageons à fournir aux chercheurs et aux chercheuses des instruments de recherche permettant de planifier leurs visites en archives. En plus de donner un aperçu du contenu des fonds, les outils de recherche permettent de trouver les dossiers qui seront consultés lors de la visite.

  • Fournir un accès égal à tous et à toutes aux collections et aux fonds d’archives

Tous les chercheurs et toutes les chercheuses sont autorisé-e-s à venir faire de la recherche au Centre d’archives de la Grande Zone argileuse pourvu qu’elles et ils fassent les demandes appropriées et qu’elles et ils respectent les règles établies.

Source (photo) : Centre d’archives de la Grande Zone argileuse.

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